Télétravail –
Mise en place rapide
d’outils en 3 étapes

Les différentes solutions de collaboration offertes sur le marché permettent de maximiser l’efficacité organisationnelle lorsqu’elles sont adaptées à l’entreprise.

Nous vous proposons 3 étapes gagnantes pour une sélection rapide et efficace d’outils de collaboration numérique.

Étape 1 : Prise des besoins

Une entreprise spécialisée pourra en quelques minutes vous orienter vers une solution adaptée par une série de questions. Cette étape est primordiale en début de projet pour vous permettre de sélectionner les outils adéquats et ainsi obtenir les résultats escomptés.

Voici quelques questions types qui vous seront posées :

 

1. Vos besoins

  • Êtes-vous familier avec les outils de collaboration?
  • Vos employés ont-ils besoin ou non d’accéder à des systèmes à l’intérieur du réseau de votre entreprise?
  • Votre système de téléphonie d’entreprise doit-il être accessible à vos ressources?
  • Avez-vous besoin de solutions de réunions virtuelles et de vidéoconférence?
  • Des solutions de partage de fichiers et de clavardage en direct sont-elles nécessaires à votre fonctionnement?
  • Offrez-vous la possibilité d’utiliser des appareils personnels ou BYOD (bring your own device) en entreprise?
  • Avez-vous besoin de revoir la sécurité de vos infrastructures télécoms en même temps qu’on vous accompagne dans votre démarche?

 

2. Vos types de connexion réseau

  • Solutions RPV ou Réseau virtuel privé (VPN);
  • Solutions de connexion directe avec différentes passerelles pour l’utilisation de la téléphonie d’entreprise sur des appareils mobiles ou des ordinateurs portables sans connexion RPV/VPN;
  • Solutions infonuagiques.

 

Requis pour la réalisation du projet :

  • Vue sur l’architecture infrastructure en place;
  • Inventaire des équipements, liens Internet et téléphoniques disponibles et à prévoir;
  • Planification, au besoin, des achats d’équipements/logiciels/licences pour implanter la solution désirée.

Étape 2 : Implantation de la solution choisie

Lorsque la sélection de l’outil est complétée, vous passez à l’étape de l’implantation et de la personnalisation des services. En fonction de la solution retenue, la configuration de plusieurs options s’offre à vous selon les besoins définis à l’étape précédente. Il est important de respecter les bonnes pratiques et de bien documenter afin que vos équipes puissent s’y référer au besoin.

Les entreprises spécialisées en outils de collaboration, telles que Kinessor, pourront travailler conjointement avec vos équipes pour implanter rapidement la solution répondant à vos besoins.

Étape 3 : Formation des utilisateurs et mise en service

Une fois l’installation complétée et la solution optimisée, les employés sont formés sur les nouveaux outils mis à leur disposition.  Plusieurs options de formation sont disponibles (sur place, classe virtuelle, etc.).

De plus, un guide de formation est mis à la disposition du personnel afin qu’il puisse s’y référer au besoin.

Un support post-implantation pour répondre aux questions des utilisateurs et pour appuyer l’équipe TI est également recommandé. Certaines fonctionnalités résultant de l’évolution des besoins d’utilisation (fonctionnalités avancées) peuvent nécessiter un accompagnement post-implantation.

En conclusion, avec l’accessibilité à l’information et la simplicité d’utilisation des outils de collaboration, il n’y a pas de raison de s’en passer. Vos employés pourront travailler à distance sans impacter la continuité de vos affaires et la synergie que les équipes développeront entre elles les rapprochera plus que jamais.

N’hésitez pas à nous contacter pour de plus amples détails.

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