Télétravail –
9 facteurs à considérer
pour collaborer à distance

Il faut s’assurer que l’employé nécessite peu d’encadrement en faisant preuve d’autonomie, de débrouillardise, d’organisation et de rigueur. Les dangers sont les distractions, la démotivation et l’impact négatif de l’isolement.

L’employé doit comprendre son rôle et ses responsabilités et également détenir les compétences nécessaires pour mener à bien le travail exigé par son employeur. L’employeur devra l’informer des mesures de contrôle et des critères sur lesquels porteront les évaluations ainsi que leur fréquence.

Une routine bien établie et des horaires fixes assurent une certaine assiduité et permettent une constance des livrables. Le danger pour certains employés est d’oublier la notion du temps et de perdre leur équilibre travail-famille. Ils peuvent ainsi mettre à risque leur santé physique et mentale en développant de mauvaises habitudes : alimentaires, inactivité physique sans oublier l’isolement.

Bien définir le travail à effectuer, gérer les attentes et donner des échéances réalistes (idéalement dans le cadre d’une vidéoconférence suivi d’une communication écrite sur laquelle l’employé pourra se référer en tout temps). Selon la nature du travail à effectuer, l’employeur gérera principalement par les résultats et non par l’horaire de travail. Il devra également mettre en place des mécanismes de contrôle de la qualité des livrables. Ces mesures de contrôle doivent être documentées et, s’il y a des gabarits, être respectés. L’employé doit indiquer lorsque les livrables sont complétés qui sont les acteurs impliqués, sauvegarder toute la documentation relative aux livrables en n’oubliant pas de mentionner où se trouve le livrable et s’assurer que la personne en attente du livrable puisse prendre le relais pour éviter que les dossiers tombent dans l’oubli.

L’organisation doit revoir sa façon de communiquer et doit faciliter les interactions entre pairs en planifiant des échanges réguliers (réunions virtuelles et communications écrites) sur ce qui se passe dans l’organisation et en mettant en place des procédures et des politiques à adopter en télétravail. L’organisation doit développer une culture de télétravail prônant l’inclusion pour s’assurer d’une saine communication en entreprise et intégrer plus facilement les nouveaux employés. Une rétroaction régulière avec l’employé favorise l’adaptation rapide, brise l’isolement et maintien la motivation. Mettre des mécanismes de documentation des informations et permettre l’accès à l’information nécessaire à l’achèvement des travaux.

Pour bien performer, l’employé doit bénéficier d’un ordinateur fonctionnel qui supporte les logiciels/licences/applications/antivirus installés par l’employeur et qui sont nécessaires à la livraison des livrables et avoir une bonne connexion Internet.

Aujourd’hui, plusieurs applications à télécharger gratuitement sur cellulaire/tablette permettent de scanner et de télécopier des documents donc l’employeur n’a pas besoin d’investir davantage. De plus, les entreprises encouragent de plus en plus l’écoresponsabilité en ne fournissant pas d’imprimante à moins que cela soit nécessaire dans le cadre des fonctions de l’employé (ex. imprimer des chèques). Si l’employeur détient de la téléphonie IP, l’employé peut gérer ses appels à partir de son ordinateur.

L’employeur doit donner un accès aux logiciels et aux documents nécessaires à la réalisation des travaux par connexion sécurisée. Cette connexion doit répondre aux normes de sécurité de l’entreprise, de ses fournisseurs, des clients ainsi que des partenaires. De plus, l’équipe technique de l’employeur doit s’assurer d’effectuer les mises à jour logicielles et d’exiger le changement de mots de passe sur une base régulière.

L’employé doit bénéficier d’assistance technique 24/7 pour s’assurer que peu importe l’heure où il travaille, il ne sera pas ralenti par des problèmes techniques.

Ce facteur est une partie déterminante de la productivité et de l’efficacité des employés travaillant à distance.

Plusieurs outils de collaborations numériques existent pour faciliter les échanges entre le bureau, les employés en télétravail, les fournisseurs et les clients. Les entreprises peuvent compter sur des logiciels permettant de gérer entre autres :

• Les courriels;
• La téléphonie d’entreprise;
• La messagerie instantanée;
• La vidéoconférence;
• Les documents partagés dans les environnements de collaboration (gestion de contenu).

Un employé qui bénéficie d’une pièce isolée des distractions (bruits occasionnés par la télévision, la rue, la famille sans oublier les animaux) augmente sa concentration. De plus, s’il doit travailler de longues périodes de travail à distance, il doit bien aménager son environnement. Il doit s’équiper d’une table et d’une chaise de travail ergonomiques maximisant son confort et diminuant les risques de blessure. De plus, il doit veiller à ce que ce soit sécuritaire afin de ne pas faire circuler ou perdre de l’information confidentielle appartenant à l’entreprise et être en mesure de s’en disposer de façon sûre (éviter le bac de recyclage de la maison, privilégier une déchiqueteuse).